Evenementen: van vergunning tot veiligheid
Zodra de temperaturen stijgen, stijgt ook het aantal evenementen in IJsselland. Voor bezoekers draait het om zorgeloos genieten, maar achter de schermen zijn organisatoren, gemeenten en onze collega’s al maanden bezig met de voorbereiding. Drie collega’s met een verschillende expertise werken allemaal samen in de multidisciplinaire werkgroep evenementen. Marjolein (brandweer) Jordan (politie) en Erwin (GHOR – Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio) geven een kijkje in hun gezamenlijke aanpak.
Eén werkgroep, meerdere expertises
De multidisciplinaire werkgroep evenementen bestaat uit evenementenadviseurs van de GHOR, brandweer en politie. Tijdens het seizoen komen zij wekelijks bijeen om evenementen in IJsselland te bespreken. Hun werk is veelzijdig: van risicoanalyses en planbeoordelingen tot schouwen en doorleefsessies. “Door onze kennis te bundelen, komen we tot één integraal en onderbouwd advies voor de gemeente,” vertelt Marjolein. “We vullen elkaar aan en stellen gezamenlijk de juiste vragen aan de organisator.”
Van risicoanalyse tot maatwerkadvies
Een organisator vraagt bij de gemeente een evenementenvergunning aan. De gemeente maakt vervolgens een risico-inschatting. Bij evenementen met verhoogd risico vragen zij een multidisciplinair advies aan de veiligheidsregio. Dat advies is maatwerk, zegt Jordan. “We kijken altijd naar vier profielen: locatie, publiek, type activiteit en de organisator. Dat bepaalt hoeveel inzet er nodig is en wat voor soort inzet.”
Na de risicoanalyse volgt een gezamenlijk overleg met de organisator en de gemeente. Daarbij wordt teruggeblikt op eerdere edities en worden plannen aangescherpt. Op basis daarvan brengen de hulpdiensten samen advies uit over thema’s als openbare orde, crowdmanagement, risicovol weer, verkeer, bereikbaarheid en aanrijroutes voor de hulpdiensten.
Daarnaast leveren GHOR, brandweer en politie ieder hun eigen vakinhoudelijke bijdrage: van brandveiligheid en medische zorg tot de inzet van beveiliging en crowdmanagement. Al die punten worden verwerkt in één integraal advies voor de gemeente, die het vervolgens vertaalt naar vergunningsvoorwaarden.
Voorbereiden, doorleven en controleren
Na de vergunningverlening begint de operationele voorbereiding. “Voor sommige evenementen organiseren we een doorleefsessie,” legt Gerwin uit. “Daarin nemen we met de organisator enkele realistische scenario’s door, zoals risicovol weer of een grote vechtpartij. Wat betekent dat voor de inzet? Hoe snel kunnen we opschalen? Het helpt om die situaties vooraf te bespreken.”
Ook intern worden dienstdoende collega’s voorbereid. Informatie over het evenement wordt gedeeld via verschillende kanalen. Denk bijvoorbeeld aan de briefingapp bij de brandweer en een online landelijk crisismanagement systeem waar alle crisisfunctionarissen de juiste informatie kunnen vinden. “En vlak voor de start van het evenement lopen we samen met de gemeente een schouw,” vult Marjolein aan. “Dan controleren we of alles inderdaad volgens afspraak is ingericht. Soms zie je ter plekke toch dingen die nog aangepast moeten worden.”
Ieder evenement is uniek
Jaarlijks vinden er in IJsselland honderden evenementen plaats: van bloemencorso’s tot sportwedstrijden en zomerfeesten. Sommige zijn vertrouwd, zoals het Bevrijdingsfestival in Zwolle, Stöppelhaene in Raalte en het Dickens Festijn in Deventer. Andere zijn eenmalig, zoals Serious Request of een huldiging van een sportclub. “Elk evenement vraagt een andere aanpak,” zegt Jordan. “Een besloten terrein met toegangspoorten vraagt iets anders dan een open binnenstad die voor iedereen toegankelijk blijft. En een nieuwe organisator begeleiden we intensiever dan een ervaren partij.”
Samen sterk voor veilige evenementen
Het werk van de werkgroep is grotendeels onzichtbaar voor het publiek, maar onmisbaar voor de veiligheid. “Het mooiste is: je doet het echt samen,” zegt Gerwin. “We vertrouwen op elkaars expertise en maken gezamenlijk afwegingen. Zo zorgen we ervoor dat bezoekers veilig kunnen genieten, wat er ook gebeurt.”