Evenement organiseren

Als organisator van een evenement heb je een evenementenvergunning nodig die je moet aanvragen bij de desbetreffende gemeente. De gemeente bepaalt op basis van jouw aanvraag of de vergunning wordt afgegeven. De regels voor het verstrekken van een evenementenvergunning kunnen per gemeente afwijken, kijk daarom altijd op de website van de gemeente voor meer informatie.

Als je een vergunning aanvraagt moet je verschillende plannen, formulieren en tekeningen aanleveren. Bij sommige evenementen moet je ook een veiligheidsplan hebben. Op deze pagina vind je informatie over veiligheid bij het organiseren van jouw evenement.

Van aanvraag tot vergunning

Om een evenementenvergunning te krijgen, moet je een aanvraag indienen bij de gemeente. Als je aanvraag op tijd is ingediend en compleet is, neemt de gemeente de aanvraag in behandeling. Wat je allemaal moet aanleveren wanneer je dit moet aanleveren, kun je vinden op de website van de gemeente.

Risicoscan

Als aanvraag in behandeling is voert de gemeente een risicoscan uit op je evenement. Er zijn drie verschillende uitkomsten van deze scan, die bepalen wat de vervolgstappen zijn.

  • A-evenement: evenement zonder noemenswaardige risico’s. Geen of nauwelijkse inzet van de hulpdiensten nodig.
  • B-evenement: aandachtsevenement met mogelijke risico’s. Hulpdiensten geven indien nodig advies.
  • C-evenement: risico-evenement. Hulpdiensten werken samen in de voorbereiding met de gemeente en organisator.

Wat gebeurt er na de risicoscan?

Gemeente bepaalt of de vergunning wordt verleend? Op basis van het type evenement (A, B of C) wordt iets gedaan?

Veiligheidsplan, beveiligingsplan, gezondheidsplan, tekeningen en meer…

Veiligheidsplan

Hier tekst over waar je moet opletten bij een veiligheidsplan. Wat is het en waar moet het aan voldoen? Bekijk de checklist. 

Beveiligingsplan

Hier tekst over waar je moet opletten bij een veiligheidsplan. Wat is het en waar moet het aan voldoen? Bekijk de checklist. 

Betrokken partijen

  • Organisator: Als organisator ben je verantwoordelijk voor het evenement en daarmee ook voor de veiligheid van bezoekers. Voordat je een vergunning krijgt, kun je met veel verschillende personen contact krijgen. De vergunningverlener van de gemeente is meestal het aanspreekpunt.
  • Brandweer: de brandweer heeft een adviserende rol en richt zich op een aantal brandveiligheidsaspecten. Denk hierbij aan bereikbaarheid van een incident, brandveiligheid van tenten en vluchtveiligheid van het publiek.
  • GHOR: de Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR) adviseert gemeenten over geneeskundige en gezondheidskundige aspecten bij evenementen. Denk hierbij aan de inzet van EHBO’ers of het nemen van maatregelen bij evenementen als het erg warm of erg koud is.
  • Politie: de politie is vanuit haar wettelijke taak verantwoordelijk en aanspreekbaar als het gaat om openbare orde en veiligheid. Zij adviseert de gemeente over de aspecten op het gebied van veiligheidsrisico’s met betrekking tot het evenement en verstoring van de openbare orde en veiligheid. Naast openbare orde en veiligheid is ook mobiliteit een belangrijk aandachtsgebied van de politie.
  • De burgemeester is op basis van de Gemeentewet belast met handhaving van de openbare orde en veiligheid en draagt hierdoor een verantwoordelijkheid. Ook is de burgemeester belast met de vergunningverlening voor en het toezicht houden op evenementen.

Er zijn verschillende partijen betrokken bij het veilig organiseren van een evenement. Natuurlijk heeft de organisator hier een grote rol in, maar er zijn meer partijen waar je mee te maken kunt krijgen. Hieronder staan de rol en verantwoordelijkheden van betrokkenen binnen het evenementenproces beschreven.