Voorbereiden op evenement als organisator en hulpdiensten

Als organisator van een evenement heb je een evenementenvergunning nodig die je moet aanvragen bij de desbetreffende gemeente. De gemeente bepaalt op basis van jouw aanvraag of de vergunning wordt afgegeven. Vanuit Veiligheidsregio IJsselland is de multi werkgroep evenementenadvisering actief. Wat doen zij?

Anita Dijkslag is coördinator van de multi werkgroep evenementenadvisering. Dit betekent dat zij alle adviseurs van de hulpdiensten betrekt met een rol bij een evenement. Ze vertelt: “Ons einddoel is een veilig evenement waarin alle belangrijke (veiligheids)zaken zijn geregeld. Wat betreft toegangswegen, hygiëne en het doordenken op ‘wat als’. Daarvoor komen we in het evenementenseizoen wekelijks bij elkaar. De grotere evenementen volgen elkaar dan nauw op. De werkgroep beperkt zich niet tot enkel de C-evenementen. We kijken risicogericht en kunnen ook al (samen) actief zijn bij B-evenementen waar een multi aanpak en samenwerking verstandiger is dan mono aanpak.”

Drie maanden voorbereiding

Een groot evenement, zoals Deventer op Stelten of de Zwolse Halve marathon, moet twaalf weken van tevoren een vergunningaanvraag indienen bij de gemeente. Anita vervolgt: “De gemeente maakt een eerst risicoscan op een aanvraag. Het maakte daarbij overigens niet uit of het een jaarlijks terugkerend evenement is. Risico-evenementen krijgen een C score en De gemeente vraagt in dat geval multi advies aan bij de veiligheidsregio. De werkgroep kijkt samen naar bereikbaarheid van het evenemententerrein en calamiteitenroutes. De brandweer kijkt naar brandveiligheid, de politie beoordeelt onder andere op publieksstromen en beveiliging en de GHOR naar hygiëne, zoals toiletten en EHBO-posten.”

Doorleefsessie voor evenement

De multi werkgroep evenementenadvisering geeft de gemeente advies vanuit alle hulpdiensten. Anita: “Soms organiseren we een doorleefsessie. Daar zijn wij als adviseurs van de hulpdiensten bij, de organisator en de gemeente. We lopen dan langs scenario’s die kunnen gebeuren om te zien welke maatregelen de organisatie neemt of eventueel nog zou moeten nemen.. Denk aan iemand die onwel wordt: hoe bereik je diegene? De gemeente verleent de vergunning, vaak met daarin één op één het advies van de veiligheidsregio. Daarna wordt de vergunning gepubliceerd en kan er eventueel bezwaar op komen door iedereen die een mening heeft over de vergunning.”

Informatie met elkaar delen

Enkele dagen voor een groter evenement is er een schouw op het terrein. Daarbij kijken de vergunningverlener en adviseurs of alles volgens afspraak is geregeld. Eventueel kan de organisator dan nog wijzigingen doorvoeren. Op de dag zelf kunnen hulpdiensten nog een verkenning doen. Anita: “Alle beschikbare plannen zetten we vooraf in onze systemen Briefingapp en LCMS. Ook de meldkamer ontvangt deze informatie. Mocht er dan wat gebeuren, dan heeft iedereen alles wat hij of zij nodig heeft om het incident te beheersen. Na afloop evalueren we om van te leren.”

Evenement organiseren

Organiseer jij een evenement en wil je hier meer over weten? Op onze evenementenpagina lees je meer over veiligheid bij evenementen. Ook staan er informatiebladen over verschillende onderwerpen.