Het speelveld van de woordvoerders

Het ene moment ben je aan het werk achter je bureau, het volgende ben je met je gezicht op RTV Oost. Wat je leest en ziet is de korte quote in de krant of het interview op radio of tv met aanvankelijk dezelfde kernboodschap: wat is er gebeurd, wat doen wij en wat moet of kan het publiek zelf doen? In heldere, eenvoudige taal. En daar komen onze zes woordvoerders in beeld.

De kunst van goede woordvoering en crisiscommunicatie is het verstrekken van feitelijke, betrouwbare informatie  en instructies of adviezen die onrust verminderen en de veiligheid voor het publiek vergroten. Daar worden de woordvoerders op getraind. Als de pieper gaat moet je als professional razendsnel een ruwe analyse kunnen maken van de situatie, je speelveld verkennen en een eerste operationele woordvoeringslijn afstemmen met betrokken partijen. Vooral het eerste uur is vaak hectisch.

Transparant en met vertrouwen

Bij een incident is het de bedoeling dat media in het persvak komen te staan. Voor hun eigen veiligheid, maar ook om de woordvoerders te kunnen spreken. Via hun werkgever krijgen ze een perskaart die ze moeten laten zien. Jan Wittenberg, woordvoerder sinds 2013, vertelt: “We komen steeds meer 112-verslaggevers tegen die freelance of zelfs als hobby naar incidenten komen. Heb je geen perskaart? Dan ook geen toegang! In tegenstelling tot een omroep als RTV Oost krijgen we uit die hoek af en toe ook vragen die niets met een incident te maken hebben. Of om ons uitspraken te ontlokken. We werken graag transparant en in vertrouwen met de media samen.”

Prettige samenwerking

“Na een dodelijk ongeval wilde de journalist me met de rug naar de beschadigde voertuigen zetten”, vervolgt Jan. Dat zou dan ‘mooi’ in beeld komen tijdens het interview. Dat heb ik niet gedaan en uiteindelijk kon ik met een redelijk neutrale achtergrond het verhaal doen. Het is niet ons doel om sensatie te delen. De media heeft ons nodig voor het complete verhaal.” Diana Inkelaar vult aan: “Andersom is het net zo. Wij hebben de media nodig om ons verhaal te delen. Om de boodschap breder onder de aandacht te brengen dan we via ons eigen kanalen voor elkaar krijgen. Gelukkig hebben we met de meeste media een hele prettige samenwerking.”

Woordvoerders aanspreekpunt voor de media

De woordvoerders worden gealarmeerd vanaf ‘middel incident’. Ze kijken en luisteren dan vast mee met wat er speelt en stemmen af of zij ter plaatse moeten komen. Richard Meijer: “We zijn er om de ploegen, bevelvoerder en andere crisisfunctionarissen te ontlasten. Als je bezig bent met een incident wil je niet ook nog eens te media te woord moeten staan. En mochten we niet ter plaatse zijn dan is het ook fijn om te weten dat er wat speelt. Diana vult aan: “Daarnaast is het ook de afspraak dat wij de woordvoering doen en bij voorkeur niet de bevelvoerder of een manschap. Dat heeft er, naast onze mediatraining, mee te maken dat wij soms ruim na een incident nog vragen van media kunnen krijgen. Dan is het ook voor hen prettig om één aanspreekpunt te hebben.

Brand met nasleep

Er zijn incidenten die niet snel worden vergeten. Bijvoorbeeld vanwege de impact op een ploeg of de bevolking. Diana: “Het incident dat mij het meest is bijgebleven is de brand in de nacht van 16 op 17 oktober 2017 in het Stedelijk Museum in Zwolle. Ik luisterde vanuit huis naar het berichtenverkeer op de portofoon. Dankzij het snelle optreden van Brandweer Zwolle was de brand snel onder controle. De schade in het museum was echter groot. Er was niet veel media aandacht op dat moment dus mijn komst als voorlichter was, na afstemming, niet nodig. De brand kreeg wel een hele nasleep. Een paar uur vóór de brand was er namelijk in de gemeenteraad gedebatteerd over het museum en het personeel dat over zou gaan naar het Historisch archief. De oorzaak van de brand werd dan ook snel gezocht in opzet. Uit beschikbare camerabeelden bleek echter dat apparatuur in één van de tentoonstellingsruimtes de oorzaak was. Die nasleep kreeg veel aandacht van de media.”   

Internationale media

Jan kijkt terug naar het treinongeval in Dalfsen in 2015. “Na de melding dacht ik dat de trein iets naast het spoor zou liggen. Eenmaal ter plaatse bleken meerdere wagons  in het maisland te liggen. Toen vroeg ik meteen een tweede woordvoerder, Janny Nijsingh, erbij. We zagen echter zo goed als geen media totdat de politie ons verwees naar een plek aan de andere kant van het veld. Daar stond me toch een batterij camera’s! Samen verdeelden we de taken en zijn we stuk voor stuk alle media langsgelopen. Janny ging daarna naar de persconferentie en ik bleef achter met onder andere de pikettelefoon waarop volgens haar CNN op terug zou bellen. Uiteindelijk stond ik zowel CNN als de Duitse media te woord, een hele beleving!” Meer recent was Jan ook betrokken bij de brand op de Brink in Deventer.

Werkveld van de woordvoerder
Na alarmering via de pager vanaf middel incident luisteren de woordvoerders op de portofoon mee en kijken zij in LiveOP. Vanaf dat het incident groter wordt of naar behoefte schakelen zij de HIN-C (Hoofd Informatie Crisiscommunicatie) in die onder andere actuele mediabeelden levert. De HIN is in ieder geval vanaf GRIP 1 de vaste ondersteuner van de operationele woordvoerder. Vanaf GRIP 2 hebben zij ook contact met de HTO-C (Hoofd Taakorganisatie Communicatie) die alle communicatiefuncties bewaakt en mogelijk extra inzet. Zo worden alle actieve teams, van CoPI tot en met GBT (Gemeentelijk Beleidsteam) geïnformeerd over wat er zich in en rondom het incident afspeelt.